A VIS JURIDIQUES Copyright © 2005 ScanSoft, Inc. Tous droits réservés. Tous droits réservés. Aucune partie de cette publication ne peut être transmise, transcrite, reproduite ou stockée dans un système de récupération de données, ni traduite dans une langue ou un langage informatique sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit (mécanique, électronique, magnétique, optique, chimique, manuel, etc.) sans l'accord préalable par écrit de ScanSoft, Inc., 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts 01803-4609, USA. Imprimé aux États-Unis et en Irlande. Le logiciel présenté dans ce manuel est fourni sous licence et son utilisation et sa copie sont soumises aux termes de la licence. REMARQUE IMPOR TANTE ScanSoft, Inc. fournit cette publication « en l'état », sans garantie d'aucune sorte, expresse ou implicite, y compris, mais de manière non limitative, toute garantie implicite de qualité commerciale ou d'adéquation à un usage particulier. Certaines juridictions ne reconnaissant pas les limitations de garantie expresse ou implicite dans certaines transactions, cette clause peut ne pas s'appliquer à votre cas. ScanSoft se réserve le droit de réviser et/ou modifier cette publication périodiquement sans obligation de notification de telles révisions ou modifications. MA R Q U E S C O M M E R C I A L E S ScanSoft, OmniPage, PaperPort, True Page, Direct OCR, Logical Form Recognition, RealSpeak et ASR-1600 sont des marques commerciales ou des marques commerciales déposées de ScanSoft, Inc., aux États-Unis et/ou dans d'autres pays. Tous les autres noms de sociétés ou de produits cités peuvent être des marques de leurs propriétaires respectifs. LICENC E S / N O T I C E S D E P R O D U I T S T I E R S Veuillez vous reporter à la fin de ce guide pour obtenir les reconnaissances/notices de produits tiers. ScanSoft, Inc. 1 Wayside Road Burlington, MA 01803-4609 États-Unis ScanSoft Belgium BVBA Guldensporenpark 32 BE-9820 Merelbeke Belgique Numéro de référence : 50-281F-10130 T ABLE DES MATIÈRES 5 7 BIENVENUE Nouvelles fonctions d'OmniPage 15 INS T A L L A T I O N ET CONFIGURATION 9 9 10 11 14 15 15 16 17 Environnement requis Installation d'OmniPage Configuration d'un scanner pour utilisation avec OmniPage Lancement d'OmniPage Enregistrement du logiciel Activation d'OmniPage Désinstallation du logiciel Utilisation d'OmniPage avec PaperPort UT I L I S A T I O N D ' OM N I P A G E Documents OmniPage Bureau OmniPage Principales étapes de l'OCR 19 19 20 22 TRAITEMENT DES DOCUMENTS 23 23 25 26 27 28 29 31 33 33 35 36 38 39 39 Premiers pas Méthodes de traitement Traitement manuel Traitement à l'aide de flux de travail Traitement à partir d'autres applications Traitement à l'aide de Batch Manager Définition de la source des images de page Conversion de documents Définition de la mise en page du document Prétraitement des images Outils de retouche d'images Historique des retouches apportées aux images Enregistrement et application de modèles de retouche automatique Intégration d'un processus de retouche d'images à un flux de travail Manuel d'utilisation d'OmniPage 3 Zones et fonds Gestion des grilles du tableau dans l'image Utilisation des gabarits de zone 40 43 44 VÉRIFICATION ET ÉDITION 47 47 48 49 50 51 52 52 54 56 57 58 Modes d'affichage de l'éditeur de texte Vérification des résultats de l'OCR Vérification du texte reconnu Table de caractères Dictionnaires utilisateur Langues Apprentissage Édition du texte et des images Édition en direct Lecture du texte à voix haute Formulaires EN R E G I S T R E M E N T ET EXPORTATION 61 62 62 63 67 68 Enregistrement et exportation Enregistrement des images originales Enregistrement des résultats de l'OCR Ajout de pages à un e-mail comme pièce jointe Autres destinations d'exportation FLUX DE TRAVAIL Assistant Flux de travail Batch Manager Création d'un travail Dossiers surveillés Boîtes de réception surveillées Traitement des codes à barres Reconnaissance vocale 69 72 76 77 81 83 83 85 IN F O R M A T I O N S IN D E X TECHNIQUES 87 87 Dépannage 93 4 Table des matières Bienvenue Nous vous remercions de la confiance que vous portez à notre logiciel de reconnaissance OmniPage® 15. La documentation citée ci-dessous est destinée à vous présenter le programme et à faciliter son utilisation. Manuel de l'utilisateur Le présent manuel fournit des informations relatives aux principes d'utilisation d'OmniPage 15 : procédures d'installation et de configuration, description des commandes et zones de travail disponibles, instructions de réalisation de différentes tâches, méthodes de personnalisation et de gestion de traitement et diverses informations techniques. Ce manuel présuppose que vous maîtrisez les principes de travail dans l'environnement Microsoft Windows. Pour tous détails sur cet environnement (utilisation des boîtes de dialogue, des menus déroulants et contextuels, des barres de défilement, de la fonction Glisser-déplacer, etc.), reportez-vous à la documentation Windows appropriée. Vous devriez également connaître le fonctionnement de votre scanner et de son logiciel. Avant de procéder à la configuration du scanner avec OmniPage 15, assurez-vous qu'il est installé et qu'il fonctionne correctement. Reportez-vous, si nécessaire, à la documentation du scanner. Aide en ligne L'aide en ligne contient des informations sur les fonctions, les paramètres et les procédures d'OmniPage. Elle inclut également un glossaire exhaustif, assorti d'un index alphabétique et d'une table des matières. Au format HTML, cette aide a été conçue pour garantir une consultation aisée et rapide. Le système d'aide est disponible dès l'installation du logiciel. Lors de l'utilisation d'OmniPage, vous pouvez consulter la rubrique d'aide relative à la boîte de dialogue, la zone d'écran ou le message affiché en appuyant sur la touche F1. Le module d'aide contextuelle très complet assure une assistance suffisante pour vous permettre d'accomplir sans délai les opérations requises. Pour afficher l'aide contextuelle, procédez comme suit : Manuel d'utilisation d'OmniPage 5 Pour afficher la rubrique d'aide relative à un élément du bureau en dehors d'une boîte de dialogue ou d'une fenêtre de message, cliquez sur le bouton d'aide dans la barre d'outils standard afin d'afficher l'icône d'aide (flèche accompagnée d'un point d'interrogation), puis cliquez sur cette icône et sur l'élément requis. Vous pouvez également afficher ce curseur d'aide en appuyant sur Maj.+F1. Cette combinaison affiche l'aide relative aux commandes des menus contextuels. Pour afficher une mini-fenêtre décrivant un élément de boîte de dialogue, cliquez sur le point d'interrogation situé dans l'angle supérieur droit de la boîte en question, puis sur l'élément requis. Certaines boîtes de dialogue ou fenêtres de message comportent un bouton Aide (icône ou libellé). Pour accéder aux informations sur leurs éléments, cliquez sur ce bouton. Pour supprimer une fenêtre d'aide contextuelle, cliquez n'importe où sur le bureau. Fichier ReadMe/LisezMoi Ce fichier contient des informations de dernière minute sur OmniPage. Il est vivement recommandé de le consulter avant d'utiliser le logiciel. Pour ouvrir ce fichier au format HTML, vous pouvez, lors de l'installation d'OmniPage, sélectionner l'option LisezMoi, ou, à tout moment, choisir la commande correspondante dans le menu Aide. Informations sur la numérisation et renseignements divers Le site Web de ScanSoft® (www.scansoft.fr) fournit des informations actualisées au sujet du programme. La section « Scanner Guide » (en anglais) (http://www.scansoft.com/scannerguide/) contient des données régulièrement mises à jour et relatives aux scanners supportés et à d'autres questions y afférentes ; ScanSoft effectue des tests sur les 25 modèles les plus utilisés. Pour accéder au site Web de ScanSoft, vous pouvez, lors de l'installation d'OmniPage 15, sélectionner l'option d'accès au site Web, ou, à tout moment, choisir la commande correspondante dans le menu Aide. Notes techniques Le site Web de ScanSoft (www.scansoft.fr) propose des notes techniques concernant les problèmes les plus courants relatifs à l'utilisation d'OmniPage 15. Ces pages Web peuvent également inclure des conseils sur l'installation et le dépannage du logiciel. 6 Présentation générale Nouvelles fonctions d'OmniPage 15 La section suivante présente les principales innovations et améliorations apportées à OmniPage 15 par rapport à la version précédente du produit. Si vous effectuez une mise à jour, vous n'aurez probablement pas besoin de lire en détail le présent manuel. Prise en charge étendue du format PDF jusqu'à la version 1.5. Nouveau module Batch Manager offrant une vue schématique précise de chaque occurrence de vos travaux. Voir page 29. Module d'affichage des flux de travail amélioré, simplifiant la gestion des tâches régulières. Voir page 81. Outils de retouche d'images pour optimiser la qualité des images de page avant leur reconnaissance par OCR ou d'autres traitements. Voir page 36. Affichage des mots et des caractères douteux plus clair et plus précis. Voir page 47. Accès à la table de caractères, via une barre défilante pour une saisie simple et rapide des caractères spéciaux. Voir page 50. Définition des dossiers et sous-dossiers d'entrée pour les types de fichiers spécifiés, lors du chargement des fichiers. Vitesse et précision d'OCR accrues, définition des zones et conservation des formatages optimisées. D'autres fonctionnalités innovantes sont également disponibles, comme décrit ci-dessous. Fonctionnalités spécifiques à OmniPage Professional 15 OmniPage 15 est disponible dans une version professionnelle, spécialement conçue pour les environnements de bureau. La liste suivante répertorie les fonctionnalités supplémentaires offertes par OmniPage Professional 15. Les nouveautés offertes par cette version sont signalées par une icône en forme de flash. Reconnaissance et gestion des formulaires. Voir page 58. Meilleure distinction entre les « flux de travail » et les « travaux », avec un choix plus étendu de types de travaux et une saisie facilitée des informations d'exécution. Voir page 72. Manuel d'utilisation d'OmniPage 7 Conversion de documents depuis et vers un large éventail de formats. Voir page 33. Surveillance de boîtes de réception de courrier électronique au niveau des flux de travail ou de Batch Manager. Voir page 83. Conversion au format PDF dans Batch Manager, permettant d'effectuer des conversions directes au niveau des travaux à l'aide de PDF Create!. Prise en charge intelligente de dossiers « surveillés » pour automatiser le traitement de documents, dès leur arrivée. Les sousdossiers sont désormais pris en charge. Voir page 81. Pages de garde comportant un code à barres (numérisées depuis un scanner ou disponibles en tant que fichiers) déterminant l'exécution de flux de travail. Exécution de flux de travail à la voix pour une exécution encore plus rapide et des suggestions lors de la vérification. Intégration des programmes PDF Converter 3 et PDF Create! 3 pour convertir et créer des fichiers PDF. Prise en charge des fichiers PDF balisés, signés, cryptés, et bien plus encore ! Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation de ces programmes. Prise en charge des serveurs SharePoint, des sites FTP et des systèmes de gestion documentaire automatisée (ODMA). Voir page 31. SharePoint 2003 est désormais pris en charge. Pour obtenir une liste plus détaillée des améliorations apportées aux fonctionnalités de l'application, reportez-vous à l'aide en ligne. Cette icône, utilisée tout au long de ce manuel, signale les fonctions disponibles uniquement dans OmniPage Professional 15. OmniPage 15 est disponible dans différentes versions d'entreprise, adaptées à une utilisation en réseau. OmniPage est également disponible dans différentes versions SE (Special Edition), réservées à certains fabricants de scanners et autres revendeurs sélectionnés. Les fonctionnalités offertes par ces versions peuvent varier en fonction des besoins des fournisseurs. 8 Présentation générale Installation et configuration Ce chapitre contient les informations nécessaires à l'installation et au lancement d'OmniPage. Environnement requis Vous trouverez ci-dessous la configuration système minimale requise pour l'installation et l'exécution du programme : Ordinateur équipé d'un processeur Intel® Pentium® III ou équivalent Microsoft® Windows® 98 (SE ou version ultérieure), Windows Millenium Édition, Windows 2000 (Service Pack 4 ou version supérieure), Windows XP ou Windows Server 2003 Microsoft Internet Explorer 5.5. 128 Mo de R ...