GUIDE UTILISATEUR Postes 420 / 420E MC 420 MC 420E Sommaire G G Introduction ............................................................................................. p 2 Les "Numériques" MC 420/420E .................................................................. p 3 ........................................................................ p 7 ......................................................... p 14 1 Appeler un correspondant 2 Appeler un deuxième correspondant 3 Recevoir un ou plusieurs appels .................................................................. p 17 Sommaire 1 4 Intercepter un appel ................................................................................. p 19 5 Filtrer un appel ....................................................................................... p 21 6 Renvoyer ses appels ................................................................................. p 26 7 Personnalisation d'un poste ........................................................................ p 31 G Exemples de programmation ..................................................................... p 44 8 Fonctions particulières .............................................................................. p 45 9 Lexique ................................................................................................ p 53 Introduction Un nouveau poste téléphonique ou un nouveau système vient de vous être installé. Il offre de nombreuses possibilités et facilités. Ce guide a pour objectif de vous guider, pas à pas, lors de la prise en main de ce nouvel outil. Prenez-en connaissance tranquillement en prévoyant un peu de temps. Lorsque vous maîtriserez vos manipulations les plus courantes... tout sera joué. Rien n'est difficile, ni incompréhensible, il vous suffit de lire et de suivre les instructions. Vous découvrirez alors la rapidité, le gain de temps et ne pourrez plus vous passez de ce poste, totalement adapté à vos besoins. Alors... suivez le guide ! 2 Introduction Les "Numériques" MC 420/420E Une technologie de pointe pour un plus grand confort d'utilisation Le téléphone est un outil essentiel de votre efficacité quotidienne. Vous souhaitez disposer d'un outil à la fois complet et performant, mais aussi, simple et rapide d'utilisation. Aussi MATRA NORTEL COMMUNICATIONS a-t-il conçu cette gamme de terminaux pour les salariés, cadres ou responsables d'entreprises qui utilisent fréquemment leur téléphone et ont donc besoin de nombreuses fonctions téléphoniques préprogrammées (appel d'un numéro, renvoi, interception d'appel, visualisation de l'état d'un poste, génération de codes en fréquence vocale, configuration du poste en multitouches ou multilignes...). Nous vous félicitons pour votre choix. 3 Introduction Les "Numériques" MC 420/420E Communiquez simplement Vous avez besoin de faire écouter à un de vos collaborateurs votre communication ? Rien de plus simple : vous appuyez sur la touche Pour répondre à vos besoins de communication courants, les MC 420/420E vous proposent respectivement 10 et 20 touches personnalisables (accès direct aux correspondants et fonctions téléphoniques que vous utilisez le plus souvent). Enfin, vous disposez sur le MC 420E d'un afficheur vous indiquant l'état courant de votre poste téléphonique, l'identité de votre correspondant, la date et l'heure, des comptes rendus d'acceptation ou de refus de facilité... Vous disposez aussi d'une interface minitel/modem permettant de les raccorder directement au MC 420E et d'un connecteur Jack pour raccorder un magnétophone (possibilité d'enregistrer vos communications). 4  Introduction Apprenez à utiliser votre téléphone Vous trouverez dans ce manuel, les manipulations pour accéder aux principales fonctions de votre terminal : G appeler un correspondant par son numéro, qu'il soit interne (voir 1.1.) ou externe (voir 1.2.) à l'entreprise, Introduction 5 G appeler un correspondant (interne ou externe) par répétition du dernier numéro composé (voir 1.3.1.) ou par une touche programmée (voir 1.3.2.) ou par son n° abrégé dans votre répertoire (voir 1.3.3.), appeler un 2e correspondant pendant que vous êtes en communication (voir 2.1.), puis reprendre le 1er (voir 2.2.) ou passer alternativement de l'un à l'autre (voir 2.3.) ou communiquer en même temps avec les 2 (voir 2.4.) ou transférer la communication entre les 2 correspondants (voir 2.5.), recevoir un appel (voir 3.1.) ou plusieurs et passer de l'un à l'autre (voir 3.2.), intercepter un appel, qu'il vienne de la sonnerie générale (voir 4.1.) ou d'un poste appartenant ou non à votre groupe d'interception (voir 4.3. et 4.2.), G G G Les "Numériques" MC 420/420E G 6 filtrer un appel entre deux postes : Directeur et Secrétaire (voir 5.1. et 5.2.) ou l'annuler (voir 5.3.), Introduction G renvoyer vos appels sur un autre poste (voir 6.1.), soit immédiatement ou après quelques sonneries sur non réponse ou sur occupation ou renvoyer vos appels sur messagerie vocale (voir 6.2.) ou annuler les renvois (voir 6.4.), personnaliser votre poste en programmant : des numéros abrégés dans votre répertoire (voir 7.1.) ou un rendez-vous (voir 7.2.) ou un code personnel de verrouillage (voir 7.3.) ou une interdiction d'appels extérieurs (voir 7.4.) ou plus de réception d'appels (ne pas déranger) (voir 7.5.) ou la protection de votre ligne pendant une transmission de données (voir 7.6.) ou des touches ou services (voir 7.7.). G Remarque : Attention : ce guide n'est pas exhaustif, il ne présente que les possibilités les plus courantes du produit. Appeler un correspondant 1.1. 1.1.1. CORRESPONDANT INTERNE Appel d'un correspondant interne à votre entreprise Cas courant A partir de votre clavier de numérotation : Composez le n° de poste de votre correspondant Lorsqu'il répond, décrochez. Après votre conversation, raccrochez. Remarques Pour activer le haut-parleur : G Appuyez sur la touche . En cours de communication, en appuyant sur les touches ou ,vous pouvez régler le niveau d'écoute : G du haut-parleur si celui-ci est activé G du combiné sur les postes acceptant cette fonction, lorsque le haut-parleur est désactivé + - Appeler un correspondant 7   N° POSTE Appeler un correspondant Cas particulier : le standard A partir de votre clavier de numérotation : Composez le code Lorsqu'il répond, décrochez. En fin de conversation, raccrochez. Remarques : Vous pouvez appeler un correspondant sans décrocher votre combiné : ° Composez son numéro le haut-parleur se met automatiquement en service. ° Dès que vous entendez votre correspondant, décrochez et parlez. ° Pour raccrocher, appuyez sur la touche Dans la suite du guide, "Raccrochez" signifie : - soit raccrochez le combiné, - soit appuyez sur la touche si vous n'avez pas décroché votre combiné. 8   9 Appeler un correspondant 1.1.2. Si le poste du correspondant interne que vous appelez est occupé Rappel automatique Votre correspondant est en ligne, vous pouvez demander un rappel automatique de votre poste. Pour cela : Appuyez sur la touche puis sur la touche Vous entendez un bip, signalant que votre action a été validée. Raccrochez. Dès que la ligne de votre correspondant "en rappel" est libre, votre téléphone sonne. Puis, dès que vous décrochez votre combiné, le téléphone de votre correspondant "en rappel" sonne aussi. La communication s'établit alors entre les deux postes. 5 Appeler un correspondant 9    R Appeler un correspondant 1.2. 1.2.1. CORRESPONDANT EXTERNE Appel d'un correspondant externe à votre entreprise 10 Cas courant A partir de votre clavier de numérotation : Composez le code d'accès à l'extérieur puis, le n° complet de votre correspondant Lorsqu'il répond, décrochez. En fin de communication, raccrochez. 1.2.2. Si le poste du correspondant externe que vous appelez est occupé ou ne répond pas Stockage du n° de votre correspondant Votre correspondant extérieur est en ligne, vous pouvez enregistrer provisoirement son n° pour essayer de le rappeler ultérieurement.    0 N° EXTÉRIEUR Appeler un correspondant Pour cela : Appuyez sur la touche Le n° de votre correspondant est alors mémorisé, et vous pourrez le rappeler un peu plus tard. C'est la fonction de stockage. Raccrochez Appuyez à nouveau sur la touche pour rappeler le n° enregistré (même si ce n'est pas le dernier numéro composé). C'est la fonction de réémission. Annulation du stockage Pour annuler votre stockage : Appuyez sur les touches Raccrochez. Le numéro n'est plus mémorisé.      STOCKAGE STOCKAGE Appeler un correspondant 11 7 9 Appeler un correspondant 1.3. 1.3.1. POUR TOUS LES CORRESPONDANTS Répétition du dernier numéro composé 12 Pour rappeler le dernier numéro composé : Appuyez sur la touche Lorsque votre correspondant répond, décrochez. En fin de communication, raccrochez. 1.3.2. Appel d'un correspondant par une touche personnalisable     BIS Le numéro de votre correspondant peut être mémorisé au niveau d'une touche personnalisable. Pour établir une communication avec votre correspondant : Appuyez directement sur cette touche programmée (cf. paragraphe 7.7. sur la programmation des touches personnalisables). Le voyant rouge situé sur la touche s'allume alors. Lorsqu'il répond, décrochez. En fin de communication, raccrochez. Appeler un correspondant 1.3.3. Appel d'un correspondant par son n° abrégé de votre répertoire Votre correspondant peut avoir un n° abrégé que vous avez créé au moyen de la fonction répertoire personnel (cf. paragraphe 7.1. sur la programmation des numéros abrégés d'un répertoire). Pour établir une communication avec ce correspondant : Si vous possédez un MC 420, appuyez sur la touche Le voyant situé sur la touche s'allume. Sélectionnez le n° abrégé correspondant au n° de répertoire de votre interlocuteur, en appuyant sur l'une des touches numériques du clavier, 0 à 9. Remarque : cette fonction est accessible sur les MC 420E en appuyant sur les touches + + N° abrégé de 0 à 9. 1.3.4. Mise en attente d'un correspondant Vous êtes en communication avec un correspondant et vous désirez le mettre en attente : Appuyez sur la touche Une musique d'attente ou une tonalité se met en route pour faire patienter le correspondant en ligne. La diode de la touche est allumée fixe pendant l'attente du correspondant. Pour le reprendre, appuyez à nouveau sur la touche   GARDE GARDE 13 Appeler un correspondant   RÉPERTOIRE DE 0 À 9 2.1. DOUBLE APPEL Vous êtes en communication avec un correspondant, et vous désirez communiquer avec un 2e correspondant, qu'il soit interne ou externe à l'entreprise. A partir de votre clavier de numérotation : Appuyez sur la touche Composez son numéro Vous êtes en communication avec votre 2e correspondant. Votre 1er correspondant est mis sur musique d'attente ou avec une tonalité de ligne occupée. Vous avez alors le choix entre les fonctions suivantes : 2.2. REPRISE     R N° POSTE ou EXTERNE Si vous désirez récupérer votre 1er correspondant, et libérer votre 2e correspondant : Appuyez sur la touche puis Appuyez sur la touche Vous récupérez alors votre 1er correspondant, la communication avec le 2e est coupée. R 1 Appeler un deuxième correspondant Appeler un deuxième correspondant 14 2.3. ALTERNAT Si vous désirez passer alternativement du 1er au 2e correspondant : Appuyez sur la touche puis Appuyez sur la touche Vous communiquez alternativement avec chacun des 2 correspondants, mais ils ne peuvent communiquer entre eux. 2.4. CONFÉRENCE     R 2 Appeler un deuxième correspondant 15 Si vous désirez communiquer en même temps avec vos 2 correspondants : Appuyez sur la touche puis Appuyez sur la touche Vous établissez une conférence à 3 personnes. Si l'un raccroche, vous restez en ligne avec l'autre. R 3 2.5. TRANSFERT Si vous désirez transférer la communication de votre 1er correspondant à votre 2e correspondant : Raccrochez votre combiné Vos 2 correspondants sont alors seuls en ligne, sans vous. Remarque : Le transfert n'est pas toujours possible entre 2 correspondants extérieurs à l'entreprise. En cas d'échec, votre poste sonne à nouveau. En aucun cas vous ne perdez le correspondant.  Appeler un deuxième correspondant Appeler un deuxième correspondant 16 Recevoir un ou plusieurs appels 3.1. RÉCEPTION D'UN APPEL Votre téléphone sonne, vous avez un appel : Décrochez le combiné téléphonique Votre correspondant est alors en ligne. En fin de communication, raccrochez. 3.2. RÉCEPTION D'UN DEUXIÈME APPEL Remarque : Si vous avez la fonction multitouche passez au chapitre 8.2. Vous êtes en communication avec un correspondant et vous entendez un bip sonore : un autre correspondant essaie de vous joindre. Vo ...