Bento® 2 Guide de l'utilisateur © 2007, 2008 FileMaker, Inc. Tous droits réservés. FileMaker, Inc. 5201 Patrick Henry Drive Santa Clara, Californie 95054, États-Unis FileMaker, le logo du classeur de fichiers, Bento et le logo Bento sont des marques commerciales ou des marques commerciales déposées de FileMaker, Inc. aux Etats-Unis et dans d'autres pays. Mac et le logo Mac sont des marques déposées d'Apple Inc. aux Etats-Unis et dans d'autres pays. Les autres marques citées appartiennent à leur propriétaire respectif. La documentation FileMaker est protégée par les droits d'auteur. Vous n'êtes pas autorisés à faire des copies supplémentaires ou à distribuer la documentation sans la permission écrite de FileMaker. Vous ne pouvez utiliser cette documentation qu'avec une copie sous licence valide du logiciel FileMaker. Toutes les personnes, entreprises, adresses électroniques et URL citées à titre d'exemple sont purement fictives et toute ressemblance avec des personnes, entreprises, adresses électroniques ou URL existantes est l'objet d'une pure coïcindence. Les remerciements sont répertoriés dans des documents livrés avec le logiciel. Toutes les mentions de produits tiers et d'URL sont effectuées à titre d'information uniquement et ne constitue en aucune sorte une recommandation. FileMaker, Inc. décline toute responsabilité concernant les performances de ces produits. Pour plus de renseignements, visitez notre site web : www.filemaker.fr. Édition: 01 1 Table des matières Préface 7 7 15 16 16 19 19 21 33 34 35 36 37 37 37 39 39 40 43 47 47 48 49 49 49 50 51 51 Bienvenue dans Bento Regroupement des informations Résumé À propos de ce manuel Ressources supplémentaires Présentation de Bento Fenêtre d'accueil Bento Fenêtre Utilisation des bibliothèques À propos des bibliothèques Création d'une bibliothèque à l'aide des modèles Bento Créer une nouvelle bibliothèque vierge Création d'une bibliothèque par importation Suppression d'enregistrements d'une bibliothèque Suppression d'une bibliothèque Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal Affichage des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal Bibliothèque Carnet d'adresses Bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal Utilisation des collections À propos des collections Création de collections Suppression d'enregistrements d'une collection Suppression d'une collection À propos des collections intelligentes Création de collections intelligentes Gestion des collections intelligentes Modification d'une collection intelligente Chapitre 1 Chapitre 2 Chapitre 3 Chapitre 4 3 Chapitre 5 53 53 54 54 55 55 56 56 57 57 57 57 58 58 58 59 59 63 63 64 65 65 67 67 68 68 71 73 73 76 83 84 86 88 91 92 94 101 104 Utilisation de la vue formulaire À propos des formulaires Consulter un formulaire et un tableau en même temps Création d'enregistrements en vue formulaire Modification d'enregistrements en vue formulaire Duplication d'enregistrements en vue formulaire Suppression d'enregistrements en vue formulaire Création de formulaires Suppression de formulaires Duplication de formulaires Attribution d'un nouveau nom aux formulaires Ajout de champs à un formulaire Navigation entre les champs Déplacement de champs et d'objets dans les formulaires Redimensionnement de champs et d'objets Suppression de champs d'un formulaire Personnalisation de la présentation des formulaires Utilisation de la vue tableau À propos de la vue tableau Sélection d'enregistrements en vue tableau Création d'enregistrements en vue tableau Modification d'enregistrements en vue tableau Duplication d'enregistrements en vue tableau Suppression d'enregistrements en vue tableau Tri d'enregistrements Gestion des champs et des colonnes en vue tableau Traitement global des données d'une colonne Utilisation des champs À propos des champs Création de champs Recherche d'enregistrements associés Utilisation du volet des champs Gestion des champs de liste Gestion des champs Média Importation, exportation et impression À propos des fichiers CSV et TAB Importation de données dans Bento Exportation de données issues de Bento Impression de données Chapitre 6 Chapitre 7 Chapitre 8 4 Table des matières Chapitre 9 107 108 109 109 110 110 111 113 117 Sauvegarde et restauration de données À propos des fichiers de sauvegarde Bento Utilisation du rappel de sauvegarde Modification du rappel de sauvegarde Création d'un fichier de sauvegarde Restauration à partir d'un fichier de sauvegarde Utilisation conjointe de Time Machine et de Bento Raccourcis clavier Annexe A Index Table des matières 5 6 Table des matières Le logiciel Bento® vous permet d'organiser vos informations, aussi puissant qu'une base de données, il est d'une utilisation beaucoup moins complexe. Bento est une base de données simple d'utilisation qui gère vos contacts, vos tâches et d'autres informations importantes pour vous. Dans la mesure où Bento est une base de données, vous pouvez établir des relations entre les données et vous bénéficiez d'un plus large choix d'affichages qu'avec un tableur. Bento a été conçu pour Mac OS X. La fenêtre Bento présente des fonctions qui vous paraîtront familières si vous utilisez déjà le Carnet d'adresses, iCal, Keynote ou iTunes. Regroupement des informations Avec Bento, vous pouvez centraliser vos données essentielles et ainsi mieux vous organiser. Vous pouvez gérer vos contacts, coordonner des événements, effectuer le suivi de projets, classer les tâches selon leur priorité, et bien davantage encore. Imaginons, par exemple, que vous soyez propriétaire d'un club de vacances et que vous planifiiez des événements pour celui-ci. Les informations de contact des membres du club sont répertoriées dans votre application Carnet d'adresses et quelques événements figurent également dans le calendrier de votre application iCal. Vous suivez par ailleurs certaines dépenses liées aux membres à l'aide d'une feuille de calcul. Pour gérer l'ensemble de ces informations de manière centralisée, vous pouvez recourir à Bento. Préface 7 Bienvenue dans Bento Utilisation des données du Carnet d'adresses Au démarrage de Bento, la fenêtre d'accueil est affichée ; elle vous montre comment commencer à utiliser l'application. En faisant vos premiers pas avec Bento, vous pouvez constater que la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento comporte les enregistrements de contact de l'application Carnet d'adresses. Un contact dans l'application Carnet d'adresses. Affichez tous les enregistrements en vue tableau en cliquant sur Tableau. Affichez vos données dans plusieurs vues formulaire. Bento vous propose les formulaires Aperçu et Détails. Le même contact dans la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento. 8 Préface Bienvenue dans Bento Utilisation des données d'iCal La bibliothèque Événements iCal de Bento comprend les événements qui figurent dans l'application iCal. Un événement figurant dans l'application iCal. Affichez les données des enregistrements en vue tableau ou formulaire. Le même événement dans la bibliothèque Événements iCal de Bento. Préface Bienvenue dans Bento 9 Gestion des données des bibliothèques Bento fournit plus de 20 modèles de bibliothèque qui peuvent vous servir de base pour créer facilement une bibliothèque. Vous pouvez par exemple créer une bibliothèque Dépenses pour le suivi de vos dépenses et une bibliothèque Planification d'événements dans laquelle vous indiquerez les événements en rapport avec votre club de vacances. 10 Préface Bienvenue dans Bento Bento contient une bibliothèque Projets que vous pouvez employer pour commencer à gérer les projets pour votre club de vacances. Bibliothèques Champs Vous pouvez ajouter des champs à n'importe quelle bibliothèque, y compris les bibliothèques Carnet d'adresses de Bento et iCal. Préface Bienvenue dans Bento 11 Importation des données d'applications tierces Comment ajouter votre feuille de calcul répertoriant vos dépenses dans Bento ? Vous devez importer les données issues de cette application tierce soit dans une bibliothèque que vous créez au moment de l'importation, soit dans une bibliothèque existante. Enregistrez votre feuille de calcul sous la forme d'un fichier CSV (fichier de valeurs séparées par des virgules), TAB (fichier de valeurs séparées par une tabulation) , Numbers ou Excel, puis importez ce fichier dans Bento. Bento crée les champs nécessaires au stockage des données ainsi que les enregistrements pour chaque ligne de données dans le fichier. Importation des données de la feuille de calcul dans une bibliothèque Bento. 12 Préface Bienvenue dans Bento Création de collections Supposons que vous ayez constitué une équipe chargée d'organiser le prochain événement qui se déroulera dans votre club de vacances. Tous les membres de l'équipe figurent dans la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento, mais vous aimeriez créer un groupe plus restreint composé seulement de ces personnes et non de l'ensemble des contacts stockés dans la bibliothèque. La solution consiste à créer une collection. La procédure de création d'une collection est aussi simple que celle d'un groupe dans le Carnet d'adresses ou d'une liste de lecture dans iTunes. Ouvrez la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento en vue tableau. Sélectionnez les enregistrements relatifs aux membres de l'équipe et choisissez l'option de menu Sélection, puis Nouvelle collection; vous pouvez également faire glisser les enregistrements sélectionnés vers le volet des bibliothèques. Faites glisser les enregistrements sélectionnés vers le volet des Nommez la collection « Membres de l'équipe » ; Bento la crée. Préface Bienvenue dans Bento 13 Création de relations Bento vous permet de relier aisément vos bibliothèques d'informations grâce aux listes d'enregistrements associés. Supposons, par exemple, que vous souhaitiez suivre les dépenses pour chaque membre de l'équipe. Pour créer une liste d'enregistrements associés, faites glisser la collection Membres de l'équipe vers le formulaire Dépenses. 14 Préface Bienvenue dans Bento Il vous est aussi possible de créer une liste d'enregistrements associés indiquant les dépenses pour chacun des membres de l'équipe. Faites glisser Dépenses vers le formulaire Membres de l'équipe. Résumé Avec Bento, vous pouvez afficher les données du Carnet d'adresses et d'iCal, créer des bibliothèques afin de regrouper vos données, importer des données issues d'applications tierces et créer des relations uniques entre les données des bibliothèques et des collections. Préface Bienvenue dans Bento 15 À propos de ce manuel Le tableau ci-dessous vous précise où trouver les informations qui vous intéressent dans le présent manuel. Informations recherchées Les fonctions de Bento L'utilisation de bibliothèques en vue de la gestion de vos informations L'utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal pour visualiser les données des applications Carnet d'adresses et iCal La création d'un sous-ensemble d'enregistrements provenant d'une bibliothèque Voir Chapitre 1, « Présentation de Bento » page 19 Chapitre 2, « Utilisation des bibliothèques » page 33 Chapitre 3, « Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal » page 39 Chapitre 4, « Utilisation des collections » page 47 L'affichage d'un enregistrement à la fois, la création Chapitre 5, « Utilisation de la vue formulaire » de formulaires, la modification de la présentation page 53 des formulaires et l'ajout de champs aux formulaires L'affichage de tous les enregistrements d'une bibliothèque ou d'une collection dans un tableau Tous les types de champ fournis par Bento et l'utilisation du volet des champs Le partage de données par importation, exportation et impression Chapitre 6, « Utilisation de la vue tableau » page 63 Chapitre 7, « Utilisation des champs » page 73 Chapitre 8, « Importation, exportation et impression » page 91 La création d'une sauvegarde de vos données Bento Chapitre 9, « Sauvegarde et restauration de données » page 107 L'utilisation des raccourcis clavier Annexe A, « Raccourcis clavier » page 113 Ressources supplémentaires Pour exploiter Bento au mieux, consultez les ressources répertoriées ci-après. Guide de l'utilisateur Le Guide de l'utilisateur de Bento est le présent document PDF ; il contient des informations détaillées concernant l'utilisation de Bento. Pour ouvrir ce Guide de l'utilisateur : Choisissez Aide > Guide de l'utilisateur de Bento. Aide de l'application Pour obtenir de l'assistance depuis Bento, sélectionnez Aide > Aide Bento. Vous pouvez rechercher une rubrique particulière dans le sommaire ou saisir une question dans le champ de recherche. Didacticiel Pour visualiser une démonstration de ...