Manuel utilisateur En choisissant un téléphone de la gamme REFLEXESTM, vous faites confiance à ALCATEL : nous vous en remercions. Votre poste numérique vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus conviviale. Ergonomique, votre poste vous offre : un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière souple (1) des touches audio (écoute amplifiée, mains libres (2),...) pour vous faciliter la vie, un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants par leur nom (3) des touches transparentes à effet loupe (4) pour une lecture immédiate de vos programmations (appels directs, fonctions,...). Convivial, votre poste vous propose : un écran pour voir le numéro ou le nom de vos correspondants et guider vos programmations, des icones de communication (5) (occupé, libre, en attente) pour vous guider dans la gestion de vos appels (passer d'un correspondant à l'autre,...), un ensemble complet de boîtiers de connexions pour transmettre des données, utiliser des applications de téléphonie assistée (CTI*) ou connecter des terminaux analogiques (fax, répondeur, Minitel,...) ou Numéris (PC avec carte RNIS, fax G4,...). (1) (2) (3) (4) (5) Zones de matière souple Mains libres Clavier alphabétique Touches transparentes Icones de communication F pour le poste Premium REFLEXES uniquement *CTI : Couplage Téléphonique/Informatique 1 Symboles utilisés dans la documentation Actions, événements Appuyer sur. Touches audios Écoute amplifiée (Premium). Décrocher. Écoute amplifiée (Easy). Raccrocher. Description d'une action ou d'un contexte. Mains libres. texte sur fond bleu Réglage "moins". Indique le résultat de l'action. Réglage "plus". Afficheur Vue partielle de l'afficheur. Autres touches fixes Touche fixe. Touches programmables et icones Touche d'appel. Raccrocher ou attendre 2 secondes Autres symboles utilisés Icone associée à une touche. Signale une information importante. Touche accédant à un service s'il a été programmé par l'installateur. touche programmée "Services" Touche pré-programmée (fonction symbolisée par son icone). Signale une remarque. Autre alternative à la séquence d'action. Choix entre différents modes opératoires dans une séquence d'actions. Signale une mise en oeuvre différente, propre à cet appareil. Claviers Clavier numérique. Clavier alphabétique. Touche spécifique du clavier numérique. Des petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. 2 Sommaire général Présentation du poste ............................................................. p. 4 Téléphoner..................................................................................... p. 7 Appeler un correspondant, recevoir un appel, mémoriser temporairement un numéro... F Traiter plusieurs appels.......................................................... p. 15 Appeler ou recevoir un second appel en cours de communication, transférer un appel, passer d'un correspondant à l'autre, converser à trois, mettre un correspondant interne ou externe en attente... Travailler en équipe .................................................................. p. 21 Filtrer vos appels, intercepter un appel, répondre à la place de l'opératrice, envoyer un message écrit... En votre absence - A votre retour ..................................... p. 27 Effectuer un renvoi vers un autre numéro, vers la messagerie vocale, annuler un renvoi, consulter les messages vocaux, les messages de rappel... Gérer vos coûts .......................................................................... p. 33 Imputer le coût de vos communications sur un compte client, à votre Société... Personnaliser et régler votre poste .................................. p. 35 Programmer votre code personnel, votre répertoire personnel, modifier la valeur associée à une touche, régler votre sonnerie, choisir la langue d'affichage... Lexique............................................................................................ p. 41 Index ................................................................................................ p. 43 3 Présentation du poste Afficheur Comporte plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant ou sur la communication en cours. Touche guide : informer ou modifier votre programmation. + + + Identité du poste. Modification de la valeur associée à une touche. Définition de la fonction des touches fixes. ç Pour terminer un appel " ' § ou une programmation. è à ù é Touches audio pour diminuer le volume du HP ou du combiné Haut-parleur (HP) : pour partager une conversation pour augmenter le volume du HP ou du combiné Mains libres : pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher Voyant lumineux indiquant la présence de messages. Clavier alphabétique Protégé par un rabat, permet l'appel par nom, la messagerie et la programmation. Vous disposez d'une étiquette autocollante "Mémo" à placer à l'intérieur du rabat. 4 Présentation du poste Touches programmables et icones Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels. A chacune de ces touches sont associées des icones : Icones de communication Appel en cours (clignotant). Communication en cours. Communication en attente. Communication en garde commune. Icones de fonction Fonction activée. Fonction nécessitant une action. Occupation du poste ou d'une ligne. Certaines touches de fonction sont pré-programmées : Passer d'une page de l'afficheur à l'autre. Renvoyer les appels vers un autre destinataire. Converser simultanément à trois (conférence). Réémettre automatiquement le dernier numéro composé (bis). Certaines autres touches ont été programmées par votre installateur en fonction de vos besoins : Touche accédant à un service nécessitant une programmation préalable par votre installateur. F Touche Secret pour que votre correspondant ne vous entende plus. Touche Interphonie pour que votre poste réponde automatiquement à un appel sans que vous n'ayez à décrocher. Accéder aux différents services de messagerie. Transférer une conversation vers un autre correspondant. Placer les étiquettes des touches programmables Vous disposez d'étiquettes imprimées livrées avec le poste, à placer sous les touches programmables. 1 Insérez un objet à bout plat dans l'encoche (1 encoche par bloc de touches). 2 Soulevez le cache bloc de touches. 3 Glissez votre étiquette imprimée. 4 Remettez le cache en place. 5 Présentation du poste Afficheur Comporte plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant ou sur la communication en cours. Touches programmables et diodes Ces touches se répartissent en touches d'appel associées à des diodes de communication et en touches de fonction. Diodes de communication Communication en cours. Réception d'un appel (clignotement). Rappel (clignotement). Communication en attente (clignotement). Diodes de fonction Fonction activée. Certaines touches de fonction sont pré-programmées : Renvoyer les appels vers un autre destinataire. Accéder aux différents services de messagerie. Accéder à votre répertoire personnel. Réémettre automatiquement le dernier numéro composé (bis). Passer d'une page de l'afficheur à l'autre. Transférer un appel vers un autre poste. Certaines autres touches ont été programmées par votre installateur en fonction de vos besoins : Touche accédant à un service nécessitant une programmation préalable par votre installateur. Touche guide : informer ou modifier votre programmation. Voyant lumineux indiquant la présence de messages ou de demandes de rappel. + + Identité du poste. Définition de la fonction des touches fixes ou modification de la valeur associée à une touche programmée. Pour terminer un appel ou une programmation. Placer l'étiquette des touches programmables Vous disposez d'une étiquette imprimée livrée avec le poste, à placer au milieu des touches programmables. 1 Insérez un objet à bout plat Touches audio Haut-parleur (HP) : pour partager une conversation dans l'encoche. 2 Soulevez le cache étiquette. 3 Glissez votre étiquette imprimée. pour diminuer le volume du HP ou du combiné pour augmenter le volume du HP ou du combiné 4 Remettez le cache en place. 6 2 Téléphoner Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné (mains libres)* ............................................................................................................................. p. 8 Appeler à l'extérieur de l'entreprise................................................................................. p. 8 Appeler à l'intérieur de l'entreprise.................................................................................. p. 8 Appeler votre correspondant interne par son nom (annuaire de l'entreprise) ...................................................................................................... p. 9 Appeler par votre répertoire personnel ......................................................................... p. 10 Appeler un numéro du répertoire collectif................................................................... p. 10 Recevoir un appel...................................................................................................................... p. 10 Rappeler le dernier numéro composé (bis)............................................................... p. 10 Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel ..................................................................................................................................... p. 11 Être rappelé automatiquement si un correspondant interne est occupé...................................................................................................................................... p. 11 Recevoir un appel interne en interphonie*................................................................. p. 11 Émettre en fréquences vocales ......................................................................................... p. 12 Appeler un correspondant Numéris................................................................................ p. 12 Garder secrète votre identité ............................................................................................... p. 12 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) ................................................................................................................. p. 13 Vous isoler de votre correspondant (secret)*............................................................ p. 13 F *Pour les postes Premium REFLEXES uniquement. 7 Téléphoner Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné (mains libres)* vous êtes en position mains libres touche d'appel n° de votre correspondant terminer votre appel En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre l'appel. Prendre la position mains libres : vous êtes en communication Répondre en mains libres : * Pour les postes Premium REFLEXES uniquement. Appeler à l'extérieur de l'entreprise Établir un appel : touche d'appel "N° externe" code d'accès n° de votre au réseau correspondant public vous informe sur l'état de votre communication Appeler à l'intérieur de l'entreprise le nom et le n° de la personne appelée s'affiche n° de poste code de la fonction "Appel des opératrices" touche d'appel n° de poste 8 Téléphoner Appeler votre correspondant interne par son nom (annuaire de l'entreprise) F propose un nom suivi de son numéro premières lettres du nom de votre correspondant Si le nom convient : appeler votre correspondant Si le nom de votre correspondant ne vous convient pas : vous pouvez affiner votre recherche en complétant le nom par un nouveau caractère ou en consultant les différentes propositions : pour afficher le nom suivant ou précédent pour afficher des informations complémentaires pour effacer le nom affiché Pour les postes Easy REFLEXES : cette fonction nécessite une touche programmée "Appel par le nom". Après avoir appuyé sur cette touche : * deux premières lettres du nom de votre correspondant un nom est affiché envoyer l'appel si le nom convient afficher le nom suivant ou précédent effacer un nom affiché * Entrer une lettre : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appui sur la touche. un seul appui, que ce soit pour "A", "B" ou "C" 9 Téléphoner Appeler par votre répertoire personnel * le système compose automatiquement le numéro numéro de répertoire souhaité (0 à 9) *Pour programmer vos numéros voir page 37. Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à votre répertoire personnel utiliser la touche pré-programmée : Appeler un numéro du ...