Alcatel Premium ReflexesTM Alcatel Easy ReflexesTM Alcatel OmniPCX Office ARCHITECTS OF AN INTERNET WORLD Manuel utilisateur En choisissant un téléphone de la gamme Reflexes, vous faites confiance à Alcatel : nous vous en remercions. Votre poste numérique vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus conviviale. Ergonomique, votre poste vous offre : un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière souple(1), des touches audio (écoute amplifiée, main libres(2),...) pour vous faciliter la vie, un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondantspar leur nom(3), des touches transparentes à effet loupe(4) pour une lecture immédiate de vos programmations (appels directs, fonctions,...). Convivial, votre poste vous propose : un écran pour voir le numéro ou le nom de vos correspondants et guider vos programmations, des icônes de communication(5) (occupé, libre, en attente) pour vous guider dans la gestion de vos appels (passer d'un correspondant à l'autre,...), un ensemble complet de boitiers de connexions pour transmettre des données, utiliser des applications de téléphonie assistée (CTI*) ou connecter des terminaux analogiques (fax, répondeur, Minitel...) ou RNIS (PC avec carte RNIS, fax G4...). how pour le poste Premium REFLEXES uniquement : 1) 2) 3) 4) 5) Zones de matière souple Mains libres Clavier alphabétique Touches transparentes Icônes de communication *CTI : Couplage Téléphonique/Informatique 2 Comment utiliser ce guide ? · Actions Décrocher. Raccrocher. Description d'une action ou d'un contexte. how · Touches audios Écoute amplifiée. Mains libres. Réglage "moins". Réglage "plus". · Afficheur Dupond Guy Vue partielle de l'afficheur. · Touches programmables et icones Touche d'appel. Icone associée à une touche. Touche préprogrammée (fonction symbolisée par son icone). Clavier numérique. Clavier alphabétique. Touche spécifique du clavier numérique. · Autres touches fixes Touche fixe. Touche MENU. · Clavier · Autres symboles utilisés Autre alternative à la séquence d'action. Informations importantes. De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. Tous les codes implicites ou personnalisés sont présentés dans le tableau des codes figurant dans le feuillet annexe. Les fonctionnalités décrites dans ce guide et marquées d'un astérisque (*) ne sont accessibles que pour certaines versions logicielles. 3 Sommaire Découvrir votre téléphone Premium . . . . . . . p.8 Découvrir votre téléphone Easy. . . . . . . . . . . . p.10 1. Téléphoner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.12 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 1.16 1.17 1.18 Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné (mains libres) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler à l'extérieur de l'entreprise . . . . . . . . . . . . . . . Appeler à l'intérieur de l'entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l'entreprise) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler par votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . . Appeler un numéro du répertoire collectif . . . . . . . . . . Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage d'appel via la messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . Rappeler* . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . Émettre en fréquences vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant RNIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . Garder secrète votre identité (appel RNIS). . . . . . . . . . Identifier un appelant malveillant (appel RNIS) . . . . . . . Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vous isoler de votre correspondant (secret). . . . . . . . . p.12 p.13 p.13 p.14 p.15 p.16 p.16 p.16 p.17 p.17 p.18 p.19 p.19 p.20 p.21 p.21 p.22 p.22 Toc 4 2. En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . p.23 Appeler un second correspondant . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un second appel en cours de communication Transférer un appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Passer d'un correspondant à l'autre (va-et-vient) . . . . . Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conférence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6 Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . 2.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) 2.8 S'informer sur les appels en attente . . . . . . . . . . . . . . . . 2.9 Entrer en tiers dans une communication interne. . . . . . 2.10 Mémoriser un numéro* . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 p.23 p.24 p.24 p.25 p.26 p.27 p.28 p.29 p.30 p.30 3. L'Esprit d'Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.31 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 Recevoir la sonnerie des appels supervisés . . . . . . . . . . Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage patron/secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre momentanément à la place de l'opératrice . . Devenir destinataire des appels d'autres postes . . . . . . Groupement de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant sur son haut-parleur . . . . . . Envoyer un message écrit à un correspondant interne . Envoyer une copie d'un message vocal. . . . . . . . . . . . . . Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Diffuser un message sur les haut-parleurs d'un groupe de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre au "bip" sonore de votre récepteur portatif Allouer une ligne extérieure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.31 p.31 p.32 p.32 p.33 p.34 p.35 p.36 p.36 p.37 p.40 p.41 p.42 p.42 p.43 5 Sommaire 4. Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.44 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 Choix des appels à renvoyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . Activer/désactiver l'assistant personnel . . . . . . . . . . . . . L'assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Faire suivre vos appels à partir d'un autre poste . . . . . . Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels de votre groupement. . . . . . . . . . . A votre retour, annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . Laisser un message d'absence à vos appelants internes. Consulter les messages écrits laissés en votre absence. p.44 p.44 p.45 p.46 p.46 p.47 p.48 p.48 p.49 p.49 p.50 p.51 p.52 p.53 p.54 5. Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.56 5.1 5.2 5.3 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.56 Connaître le coût d'une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste . . . . . . . . . . p.56 Imputer le coût d'une communication externe à votre Société . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.57 6 6. Votre poste s'ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . p.58 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12 Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier votre mot de passe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Choisir votre sonnerie et régler son volume. . . . . . . . . Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . . Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer les touches d'appel direct . . . . . . . . . . . . . Programmer votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . . Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . Diffuser une musique d'ambiance sur votre haut-parleur Verrouiller votre poste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.58 p.59 p.60 p.60 p.61 p.61 p.62 p.62 p.64 p.65 p.66 p.67 Garantie et clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.68 7 Sommaire Découvrir votre téléphone Premium Voyant lumineux indiquant la présence de messages. Pour vous informer ou pour modifier votre programmation. Appeler par votre répertoire personnel. Touche secret pour que votre correspondant ne vous entende plus. Interphonie pour que votre poste réponde automatiquement à un appel sans que vous n'ayez à décrocher. Touche raccrocher pour terminer un appel ou une programmation. Touches audio Haut-parleur (HP) : pour partager une conversation pour diminuer le pour augmenter volume du HP le volume du HP ou du combiné ou du combiné Mains libres : pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher. Clavier alphabétique Protégé par un rabat, permet l'appel par le nom, la messagerie et la programmation. Vous disposez d'une étiquette autocollante "Mémo" à placer à l'intérieur du rabat. 8 Afficheur Comporte plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant ou sur la communication en cours. Touches programmables et icones Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels. A chacune de ces touches sont associées des icones : Icones de communication : Appel en cours (clignotant). Communication en cours. Communication en attente. Communication en garde commune. Icones de fonction : Fonction activée. Fonction nécessitant une action. Occupation du poste ou d'une ligne. Touches de fonction pré-programmées d'origine : Passer d'une page de l'afficheur à l'autre. Renvoyer les appels vers un autre destinataire. Converser simultanément à trois (conférence). Réémettre automatiquement le dernier numéro composé (bis). Accéder aux différents services de messagerie. Transférer une conversation vers un autre correspondant. 9 Découvrir votre téléphone Easy AfficheurComporte plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant ou sur la communication en cours. Touches programmables et diodes Ces touches se répartissent en touches d'appel associées à des diodes de communication et en touches de fonction. Diodes de communication Communication en cours Réception d'un appel (clignotement). Rappel (clignotement). Communication en attente (clignotement). Diodes de fonction Fonction activée. Certaines touches de fonction sont préprogrammées : Renvoyer les appels vers un autre destinataire. Accéder aux différents services de messagerie. Accéder à votre répertoire personnel. Réémettre automatiquement le dernier numéro composé (bis). Passer d'une page de l'afficheur à l'autre. Transférer un appel vers un autre poste. i Touche raccrocher Pour terminer un appel ou une programmation. Voyant lumineux indiquant la présence de messages ou de demandes de rappel. Touches audio Haut-parleur (HP) : pour partager une conversation pour diminuer le volume du HP ou du combiné pour augmenter le volume du HP ou du combiné 10 Placer les étiquettes des touches programmables Vous disposez d'étiquettes imprimées livrées avec le poste, à placer sous les touches programmables. How 1. 2. 3. 4. Insérez un objet à bout plat dans l'encoche (1 encoche par bloc de touches). Soulevez le cache bloc de touches. Glissez votre étiquette imprimée. Remettez le cache en place. 11 1 1.1 Téléphoner Other Appeler o ...